00-NIEUW! Administratieve werkwijze: communicatie via website en mailings

Nieuwe communicatiemiddelen bij Sano Ritmo Gym

Vorig seizoen hebben we hard gewerkt aan een efficiënter communicatiesysteem, maar ook aan herstructurering binnen de club. We volgen de moderne communicatietrends op de voet en willen die dan ook vanaf nu toepassen binnen onze club. Met andere woorden, vanaf dit seizoen verloopt de communicatie hoofdzakelijk nog via onze website en mailings. Daarnaast zijn we ook heel actief op Facebook, waar iedereen vriend kan worden van Sano Ritmo Gym.

Welke communicatiemiddelen hanteren we om je te informeren?

• Onze website: alle nieuwe informatie komt tijdig op de website
• Mailings: alle nieuwe informatie wordt aan de betrokken ouders en leden medegedeeld per mail
• Brieven: worden slecht bij uitzondering nog uitgedeeld
• Facebook: Sano Ritmo Gym op facebook heeft al heel wat vrienden. Let wel, dit is geen direct communicatiemiddel voor onze informatie naar de leden toe.

Voordelen: sneller, efficiënter en meer gerichte communicatie

• Meer ouders en leden bereiken (brieven gaan verloren, blijven in de sportzakken zitten of kunnen niet uitgedeeld worden door afwezigheid van sommige leden)
• Doelgerichter communiceren: mailings zullen gericht worden naar de doelgroepen voor wie ze bestemd zijn
• Via mailings kan een les die plots wegvalt onmiddellijk gemeld worden, zo sta je niet voor een niets aan de zaal
• Besparing papier en bijdragen aan het milieu

Wat is jouw taak bij deze werkwijze?

• Wekelijks je mails nakijken
• Wekelijks de website raadplegen
• Indien nodig een online webformulier invullen
• Meehelpen om onze website nog leuker en aantrekkelijker te maken
• Zelf verhalen en foto’s insturen om te publiceren op de website

Hoe dat allemaal werkt, leggen we nu uit

Wegwijs in onze website:
Klik HIER om te lezen hoe onze website in elkaar zit en hoe je snel en gemakkelijk alle informatie kunt terugvinden

Mailings om je direct aan te spreken en op de hoogte te brengen

• Alle mailadressen worden ingedeeld in diverse categorieën: alle leden, leden per groep, demogroep, trainers, hulptrainers, …
• Elke mededeling wordt per mail naar de betreffende leden gestuurd
• We gebruiken hiervoor binnenkort een professioneel mailsysteem
• In deze mail vind je meestal onderlijnde links. Als erop klik kom je rechtstreeks op de juiste webpagina terecht waar de uitgebreide informatie staat, die we je willen mededelen
• Lees je mails aandachtig zodat je steeds op de hoogte bent
• Trainers die een mededeling wensen te doen aan hun collega’s of hun groep kunnen via deze mailtool werken. Het volstaat om je tekst tijdig door te mailen aan het secretariaat.
• TIP: Schrijf je nooit uit de mailing van de club, of blokkeer ons adres NIET, zoniet zal je nooit meer onze nieuwsbrieven ontvangen en zal je nooit op de hoogte zijn van eventuele lessen die wegvallen, de organisatie van een activiteit zoals een carnavalles, het bezoek van de sint, onze jaarlijkse gym en dansshow, de kledijverkoop, …